La inteligencia artificial está entrando en prácticamente todos los rincones del sector hotelero. Y no solo en la relación con el cliente, las reservas o la personalización de la estancia. También está empezando a transformar una de las partes menos visibles de un hotel: la organización de las personas que trabajan en él.

La estacionalidad, las reservas de última hora, la dificultad para cubrir determinados perfiles y las fluctuaciones de la demanda obligan a los establecimientos a ajustar continuamente sus equipos. En este escenario, la planificación de personal está dejando de ser únicamente una cuestión administrativa para convertirse en un factor directamente relacionado con la rentabilidad y la experiencia del huésped, según señala SISQUAL® WFM.

Predecir cuántas personas necesita un hotel

Uno de los grandes cambios llega de la mano de la inteligencia artificial y el análisis predictivo. Estas tecnologías permiten anticipar las necesidades de personal en función de la demanda prevista y detectar posibles desequilibrios antes de que terminen afectando al funcionamiento del establecimiento.

El objetivo es conseguir que haya la persona adecuada, con las competencias necesarias y en el momento preciso. Para ello, pueden integrarse datos relacionados con la ocupación, la actividad, la disponibilidad de los trabajadores, los costes laborales y las capacidades de cada profesional.

De esta forma, los hoteles pueden dimensionar sus equipos ante cambios en la ocupación o en determinados servicios sin incrementar innecesariamente los costes ni comprometer la atención al cliente.

Más allá de hacer los cuadrantes

El cambio supone también una evolución en la manera de entender la gestión de personal. La planificación ya no consiste simplemente en elaborar horarios o cubrir turnos, sino en intentar anticiparse a las necesidades del establecimiento.

“Durante mucho tiempo, la planificación se entendió como una tarea administrativa. Hoy vemos que influye directamente en la capacidad de un hotel para adaptarse a la demanda, ofrecer un servicio consistente y mantener el equilibrio entre la eficiencia operativa y el bienestar de sus equipos”, explica Teresa Morales, directora general de SISQUAL® WFM en España.

La gestión por competencias también está ganando importancia. Determinados servicios o momentos de alta ocupación pueden necesitar trabajadores con capacidades concretas, por lo que factores como la experiencia, la cualificación y la disponibilidad comienzan a formar parte de la planificación.

La IA no sustituye la decisión humana

La incorporación de estas herramientas no implica, según la compañía, sustituir el criterio de los responsables del hotel. Su función pasa por analizar información, detectar patrones y realizar previsiones que permitan tomar decisiones con mayor precisión.

“Los hoteles necesitan responder con rapidez a escenarios que cambian prácticamente cada día. Contar con información fiable sobre la demanda prevista, las competencias disponibles o las necesidades reales de cada servicio permite dimensionar los equipos con mayor precisión y dedicar más tiempo a aquello que realmente marca la diferencia para el huésped”, añade Morales.

El impacto también llega a los trabajadores

La planificación avanzada puede tener además consecuencias sobre la organización diaria de los empleados. Una mayor capacidad de anticipación facilita la publicación de los horarios con suficiente antelación, una distribución más equilibrada de las cargas de trabajo y una mejor gestión de las preferencias y disponibilidades de los profesionales.

En un sector especialmente condicionado por la estacionalidad y los cambios de demanda, la gestión de las plantillas empieza así a convertirse en otra de las áreas donde los datos y la inteligencia artificial pueden marcar diferencias.